Отчети
1. Същност на обекта Reports Отчетите се използват предимно за отпечатване на селектирана информация от база данни. Те могат да визуализират данни директно от една или повече таблици или да визуализират резултатите от заявка.
2. Създаване на отчет чрез Report Wizard Create report by using wizard в прозореца Datasheet -съветникът Report Wizard. Избирате на коя таблица или заявка ще бъде базиран Вашият отчет. Избирате полетата, които ще бъдат включени във Вашия отчет и избирате бутона Next, за да продължите. В каква последователност искате да са подредени полетата във Вашия отчет. След което избирате бутона Next, за да продължите. Сортиране на записите по някое от полетата във Вашата база от данни и натискате бутона Next, за да продължите. В четвъртата стъпка трябва да изберете типа на подреждане на полетата във Вашия отчет. Продължавате с бутона Next. Изберете дизайна на отчета. След което избирате бутона Next, за да продължите. В последната стъпка озаглавявате отчета. Вашият отчет е готов за отпечатване.
3. Добавяне на контроли към отчетите В отчет, който е базиран на дадена заявка или таблица на база данни може да бъде добавена допълнителна контрола, избрана от Вас. Ако искате да добавите ново поле, чрез което да упражнявате контрол върху таблицата, на която е базиран отчетът, трябва да направите следното: отворете отчета в изглед Design View; щракнете с десния бутон на мишката и от падащото меню изберете Toolbox или натиснете бутона Toolbox от лентата с инструменти. Появява се лента с инструменти, която съдържа голямо разнообразие на контроли - слагане на отметки, нови полета, прилагане на подтаблици и др. Добавят се чрез влачене с помощта на мишката до избраното място.
4. Форматиране на отчети В някои случаи може би ще Ви се наложи да модифицирате отчетите си, например да ги оцветите по някакъв начин. Това става, като изберете съответния отчет, след което изберете бутона Design. След което щракате с десен бутон на мишката там, където искате Вашият отчет да има цвят и избирате Fill/Back Color и избирате цвят от палитрата. Записвате промените и затваряте отчета. Форматиране на клетки от поле можете да извършите като селектирате клетката и изберете Conditional Formatting от менюто Format. Oт там се променя вида и цвета на шрифта в поле, възможно е и да се зададат условия, при които да се промени използвания формат. Тези условия са два вида: Ако типа данни в полето е цифров, можете да зададете като условие стойността да е по-малка от зададена, по-голяма, да принадлежи на зададен интервал или не и др. Ако данните в полето са в текстов вид, задавате условието в случай за съвпадение. Също в менюто Format, чрез опцията Change To имате възможност да промените изгледа на избрано от Вас поле.
5. Отпечатване по предварителна визуализация на отчетите За да прегледате печатния вид на Вашия отчет, можете да превключите в изгледа Print Preview - избира се от менюто File. За да дефинирате полета, ориентация на страница, източник на хартия, разположение на колони и др. отворете отчета в някакъв изглед или го селектирайте в прозореца Database и изберете File, Page Setup, за да отворите диалоговия прозорец Page Setup. Когато сте готови да отпечатате Вашия отчет, отворете го в някой изглед или го селектирате в прозореца Database и изберете File, Print или натиснете Ctrl+P, за да отворите стандартния диалогов прозорец Print, който Ви позволява да селектирате настройките на принтера и опциите за печат. Можете и да натиснете бутона Print в лентата с инструменти, за да отпечатате веднага Вашия отчет, използвайки подразбиращите се опции.