ПРАКТИЧЕСКИ УКАЗАНИЯ ЗА СЕКРЕТАРИТЕ НА РОТАРИ КЛУБОВЕТЕ ОТ Д-2482 ПРАКТИЧЕСКИ УКАЗАНИЯ ЗА СЕКРЕТАРИТЕ НА РОТАРИ КЛУБОВЕТЕ ОТ Д-2482 МАНДАТ 2012-2013

РЕГИСТРАЦИЯ В САЙТОВЕТЕ НА : www. rotary.org като секретари имате администраторски права, ако секретарят на клуба преди вас ви е регистрирал своевременно РОТАРИ ИНТЕРНЕШЪНЪЛ ДИСТРИКТ 2482 www. rotarydistrict2482.org като секретар имате администраторски права

КОМУНИКАЦИЯ С РОТАРИ ИНТЕРНЕШЪНЪЛ www. rotary.org регистрация в сайта изпълнение на администраторските права – актуализация на членския състав, попълване и изпращане на отчети Координатори от РИ за Дистрикт 2482 : RETO PANTELLINI – SENIOR COORDINATOR; e-mail reto.pantellini@rotary.org KATHRIN PERSIANO – COORDINATOR; e-mail kathrin.persiano@rotary.org

КОМУНИКАЦИЯ С ДИСТРИКТ 2482 : Асистент дистрикт гуверньор на съответната зона Председатели на комитети към Дистрикта Дистрикт гуверньор Лидери на дистрикта www. rotarydistrict2482.org регистрация в сайта изпълнение на администраторските права – актуализация на данните

ИЗИСКВАНИЯ ЗА ОТЧИТАНЕ Шестмесечен отчет (SAR) - изпраща се до РИ и ДГ – 1 юли и 1 януари * Месечен отчет за присъствие на клубните сбирки – изпраща се до секретаря на дистрикта (ДГ) - до 15 дни след последната среща на клуба за месеца Промени в членството – изпраща се до РИ и ДГ – през цялата година * Бележка за присъствие на гостуващ ротарианец – РК на посетителя – през цялата година Формуляр за преместване на ротарианец – изпраща се до РК в новата общност – през цялата година Промени в информацията на клуба – изпраща се до РИ и ДГ – през цялата година * Информация за официалния указател – изпраща се до РИ и ДГ – до 31 декември * * - може да се отчита чрез “Достъп за членове” (Member Access) на сайта на РИ

ШЕСТМЕСЕЧЕН ОТЧЕТ (SAR ) РИ изпраща формуляри до всеки секретар на РК в края на юни и в края на декември. Пакетът включва: фактура, списък с настоящите членове и формуляр на отчета. Ако не получите пакета, документите можете да изтеглите от сайта www.rotary.org от "Достъп за членове" – полугодишен отчет. Секретарят отговаря за актуализацията на списъка на членския състав. Касиерът отговаря за фактурата и превода на членския внос. В платежното нареждане задължително се посочва № на SAR (написан на фактурата). Новите суми за членски внос към РИ за полугодие са както следва : 2010-11 год. -25,00 щ.д.;2011-12 год. – 25,50 щ.д. ; 2012-13 год. – 26,00 щ.д. От клубовете с по-малко от 10 члена се изисква да плащат за 10 члена. Формулярът за шестмесечния отчет wkst_en.pdf се попълва и изпраща до РИ на e-mail data@rotary.org и до ДГ. Шест месеца след крайния срок – 1 януари или 1 юли, клубовете със задължения 250,00 и повече щ.д. биват прекратявани. При поискано възстановяване в рамките на 90 дни от прекратяването клубът заплаща всички задължения и по 10 щ.д. на член - такса за възстановяване; до 365 дни – 15,00 щ.д. След 365 дни и неизпълнение на финансовите си задължения клуба губи членството и хартата си и няма право на възстановяване.

ОТЧЕТ ЗА МЕСЕЧНО ПРИСЪСТВИЕ Секретарят записва присъствието на членовете на всяка седмична сбирка. Секретарят трябва да познава политиката на РИ по отношение на присъствие (Ръководство на секретаря, Процедурен наръчник, Устав на клуба) Месечният отчет представлява процентното присъствие на членовете на клуба на седмичните сбирки. Изпраща се до секретаря на Дистрикта най-късно до 15 дни след последната сбирка. Секретарят на Дистрикта на базата на отчетите от клубовете изпраща обобщен отчет за месечното присъствие в Дистрикта до РИ. Отменени срещи – официални почивни дни; смърт на член от клуба; епидемия или бедствие; въоръжен конфликт. Бордът може да отмени до 4 срещи за една ротарианска година по други причини, стига клубът да не пропуска три последователни срещи. Не включвайте тези отменени срещи в изчисляването на присъствието.

ПРОМЕНИ В ЧЛЕНСТВОТО През годината настъпват промени в членовете на клуба – нови членове, промени в данните или прекратяване на членство. Докладвайте всички промени до РИ и ДГ, щом те настъпят, като използвате "Достъп на членове" в www.rotary.org или формуляр за данни на членове - Membership Data Form Като подава информация за нов член, клубният секретар гарантира, че името на новия член е вписано в клубните регистри на членския състав (има ID №) и е налице абонамент за официалното или регионалното списание. Ако новият член е бивш ротарианец,погрижете се да получите името на бившия РК и ID, ако е известен, така че информацията в РИ за члена да се запази. Попълнен, формулярът Membership Data Form се изпраща на e-mail data@rotary.org Промените в данните на членовете се извършват директно в www.rotary.org – Update Membership Data Промените, докладвани чрез "Достъп за членове“, се правят директно в базата данни на РИ и се придвижват незабавно. При прекратяване на членството промяната в статута на лицето е незабавна и необратима.

ОТЧЕТ ЗА ПРИСЪСТВИЕ НА ГОСТУВАЩИ РОТАРИАНЦИ Давайте на гостуващите ротарианци документ за тяхното присъствие на вашата клубна сбирка. На базата на този документ техният клуб ще им даде кредит за присъствие. Видът на документа се определя от самия клуб. Допуска се и изпращане на e-mail от вас до секретаря на клуба на госта, който потвърждава неговото присъствие на клубната сбирка.

ФОРМУЛЯР ЗА ПРЕМЕСТВАНЕ НА РОТАРИАНЕЦ Ротарианци, които напускат своя клуб поради смяна на месторабота или местожителство или друго, могат да кандидатстват за членство в Ротари клуба в новата им общност. Вашият клуб може да предложи преместващ се ротарианец за членство на РК в новата общност. Член на новия клуб също може да направи предложение. С формуляра за преместване се уведомява президентът или секретарят на новия клуб, че перспективен член се премества в тяхната общност. От прехвърлящите се членове не се изисква да заплащат такса за приемане в новия клуб.

ПРОМЕНИ В ИНФОРМАЦИЯТА НА КЛУБА Всяка промяна в информацията за клуба (ново място на среща, ден, час, нов президент или секретар или промяна в адреса на президента или секретаря) трябва да бъде докладван незабавно на ДГ и РИ чрез «Достъп на членове» или по e-mail dara@rotary.org

ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОФИЦИАЛНИЯ УКАЗАТЕЛ През октомври ще получите формуляра за докладване на офицери на клуба за представяне на данните на клуба за официалния указател от РИ. Проведете годишното събрание (асамблея) за избор не по-късно от втората седмица на декември. Попълнете този формуляр и го изпратете до ДГ и РИ на e-mail data@rotary.org, или предайте информацията чрез "Достъп за членове" на сайта на РИ. Крайният срок за изпращане на тази информация е 31 декември. Тази информация е необходима на ДГ елект, който трябва отрано да се свърже със следващите президенти. Запазете копие за вашите архиви.

ВАЖНИ ДОКУМЕНТИ от Ръководството на секретаря на клуба ВАЖНИ ДОКУМЕНТИ от Ръководството на секретаря на клуба Календар на секретаря на клуба – приложение 1, стр. 25 Политика на Борда на РИ относно Плана за ръководство на клуба – приложение 2, стр. 31 Формуляр за данни за членството- приложение 3, стр. 33 Ръководство за планиране на ефективни Ротари клубове – приложение 4, стр. 35 Стандартна конституция на Ротари клуб – приложение 5, стр. 43 Препоръчителен правилник на Ротари клуб – приложение 6, стр. 55 Въпроси за обсъждане на асамблеята на Дистрикта – приложение 7 (работен лист 1-5) стр. 61-67

БЛАГОДАРЯ ЗА ВНИМАНИЕТО !