Популяризиране на селскостопански продукти

Презентация по темата: "Популяризиране на селскостопански продукти"— Препис на презентация:

1 Популяризиране на селскостопански продукти
Ref. Ares(2016) /02/2016 Популяризиране на селскостопански продукти Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните (CHAFEA) Безвъзмездни средства за мерките за информиране и насърчаване, свързани със селскостопанските продукти за многонационални програми Тереза МОНГЕ Служител по предварителни финансови проверки Брюксел, 26 февруари Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

2 Съдържание Обща информация
Модел на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства (СБС) Роли Комуникация между страните Изменения Ред и условия на СБС Допустими и недопустими разходи Задължения на бенефициерите Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

3 І. Обща информация Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

4 Принципи за отпускането на безвъзмездни средства
Правило за съфинансиране: необходимо е външно съфинансиране от източник, различен от фондовете на ЕК (собствени средства или приход от проект) Правило за недопускане на печалба: безвъзмездните средства не могат да служат за или да генерират печалби за бенефициера Правило за неприлагане с обратна сила: съфинансират се само разходи, направени след началната дата на споразумението Правило за некумулативност: за конкретна дейност, изпълнявана от бенефициера, се подписва само едно споразумение за отпускане на безвъзмездни средства Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

5 Безвъзмездни средства (грант) = пряк финансов принос
Безвъзмездни средства за дейности финансови дейности с цел подкрепа за постигане на целта, която формира част от политиката на ЕС, Безвъзмездните средства се изчисляват въз основа на направените допустими разходи Максималната сума безвъзмездни средства е таванът, а не „цената“, която следва да се плати на бенефициерите „Окончателната сума на гранта“ зависи от действителния мащаб на изпълнение на дейността съгласно реда и условията на споразумението Тя не може да бъде надвишавана или увеличавана от Агенцията Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

6 Безвъзмездни средства за популяризиране на селскостопански продукти
Под формата на възстановяване на действителните допустими разходи, извършени от бенефициера Стойността на възвърнатите обратно средства е 80% от допустимите разходи В конкретни случаи, определени в Решението за финансиране, някои бенефициери могат да получат различни ставки на финансиране (възстановяване) (85% или 90%) Окончателната сума на гранта се изчислява от Агенцията в края на проекта (или в случай на прекратяване на споразумението), с цел определяне на остатъка за плащане. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

7 Безвъзмездни средства — многонационални програми (модел)
Проекти се подават от най-малко 2 организации от най-малко 2 държави — членки или 1 или повече организации на Съюза Дейностите се изпълняват за период от най-малко 1 година, но за не повече от 3 години Поканата за представяне на проектни предложения и споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се организират, пускат и управляват от CHAFEA Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

8 консорциум“ между бенефициерите, което включва:
Споразумението за консорциум — бенефициерите трябва да поемат вътрешни ангажименти във връзка с дейностите и координацията им за гарантиране на правилното изпълнение на проекта. Вътрешните ангажименти трябва да са определени в писмена форма в „споразумение за консорциум“ между бенефициерите, което включва: вътрешната организация на консорциума; управление на достъпа до електронната система за обмен; разпределяне на финансирането от ЕС; допълнителни правила относно правата и задълженията във връзка с предварителните права и резултати (включително дали правото на достъп остава или не, в случай че бенефициерът не спази задълженията си); уреждане на вътрешни спорове; ангажименти за поемане на отговорност, обезщетение и поверителност между бенефициерите. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

9 II. Модел на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства
Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

10 Споразумение — структура
Споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се състои от: Ред и условия — 7 раздела, 42 члена Приложение 1 Описание на дейностите — (техническо приложение) Приложение 2 Предварителен бюджет — (съдържа очакваните допустими разходи и формата на разходите, разпределени по бенефициери и бюджетни пера) Приложение 3 Формуляри за присъединяване Приложение 4 Модел на финансов отчет Приложение 5 Модел на удостоверение на финансов отчет Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

11 Подготовка на гранта и подписване в ИТ системата
Подготовка на споразумението — от Агенцията въз основа на предложението (може да се наложат някои корекции по препоръка на оценителите) Подписът на споразумението е електронен (от двете страни — Агенцията и Координатора) Влизане в сила – по подразбиране:1во число на месеца от датата на последния подпис (на агенцията или координатора, в зависимост от това кой е подписал по-късно) или при необходимост на определена дата, която винаги трябва да е 1во число на месеца Формулярите за присъединяване, които да бъдат подписани от другите бенефициери в електронната система за обмен на информация Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

12 Споразумение за отпускане на безвъзмездни средства
Страни по споразумението: Агенция Координатор_Бенефициери — юридическите лица, които са подписали споразумението на отпускане на безвъзмездни средства с Агенцията Бенефициерите са само част от споразумението, ако подпишат формуляра за присъединяване в електронната система за обмен на информация в рамките на 30 дни след влизането му в сила. Добавянето на нов бенефициер е възможно само след обосновка — чрез изменение и трябва да включва подписан формуляр за присъединяване. Подизпълнители могат да изпълняват част от проекта/задачите, описани в Приложение I, въпреки, че не са подписали споразумението (следователно не са бенефициери). Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

13 Споразумението — роли и отговорности
Координаторът трябва да координира и управлява безвъзмездните средства, като представлява централното звено за контакти за Агенцията и представлява консорциума (пред Агенцията). Бенефициерите и координаторът трябва да разполагат с достатъчен финансов капацитет, за да могат да изпълняват проекта (т.е. да постигнат заложените в него цели и задачи). Бенефициерите трябва да изпълняват проекта съгласно описаното в Техническото приложение и в съответствие с разпоредбите на Споразумението и всички законови задължения съгласно приложимото законодателство на ЕС. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

14 Изпълнение на задачи по проекта от страна на подизпълнители
Подизпълнителите (органи по изпълнението), осъществяват определени задачи по проекта, описани в Приложение 1 (техническо приложение): Бенефициерите трябва да сключват договори с подизпълнители, като гарантират най-добрата парична стойност или, ако е уместно, най-ниската цена. В такъв случай трябва да се избягват конфликти на интереси; Договори с подизпълнители могат да се сключват също така с организации, които са в структурна връзка с бенефициера, но само ако цената е ограничена до действителните разходи на съответната организация (т.е. без възможности за печалби) Бенефициерите трябва да гарантират, че задълженията им по споразумението,(например одити и прегледи, съхраняване на архив /разходооправдателни документи и др.), са в сила и за подизпълнителите им. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

15 Комуникация между бенефициерите
Включва: Информация, искания, изпращания, официални известия Всеки бенефициер трябва незабавно да уведоми координатора в случай, че има вероятност да окаже значително отрицателно въздействие върху или да забави проекта, или да навреди на финансовите интереси на ЕС. Бенефициерът трябва да уведоми координатора извън линия, посредством обичайните канали за комуникация (например електронна поща, препоръчани писма с обратна разписка и др.), а не през електронната система за обмен и във всички случаи писмено. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

16 Между координатора и CHAFEA
След получаването на информация от бенефициерите, координаторът трябва незабавно да уведоми Агенцията: До изплащане на остатъка: чрез електронната система за обмен, като използва формулярите и образците, поместени в нея. След плащане на остатъка: официалните известия трябва да се изпращат чрез препоръчана поща с обратна разписка („официално писмено известие“) и да съдържат номера на Споразумението. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

17 Комуникация по Споразумението
Комуникациите в електронната система за обмен трябва да се осъществяват от упълномощени лица, съгласно „Реда и условията за използване на електронната система за обмен“ За определяне на упълномощените лица, всеки бенефициер трябва да има определен — преди подписване на Споразумението — „Упълномощен представител на юридическото лице (LEAR)“. Ролята и задачите на това лице са изложени в писмото му/й за назначаване Комуникациите се считат за осъществени, когато са изпратени от изпращащата страна (т.е. на датата и часа, в който са изпратени чрез електронната система за обмен). Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

18 Изменения на Споразумението за отпускане на безвъзмездни средства
Споразумението може да се изменя В случай, че въпросното искане по отпускането на средствата не нарушава принципа на равнопоставеността на кандидатите Промени могат да бъдат искани от всяка от страните промяна на законния представител или други административна информация (име, адрес, правна форма) се прави директно в ИТ системата (не се изисква официално изменение) Бюджетът може да се коригира чрез прехвърляне на суми между бенефициерите или между бюджетните пера (или и двете). Корекциите на бюджета не изискват официално изменение, ако проекта се изпълнява съгласно описаното в Приложение І Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

19 Изменения на Споразумението за отпускане на безвъзмездни средства
Процедури Координаторът подава и приема искания за изменения от името на бенефициерите чрез електронната система за обмен Измененията се подписват от координатора от тяхно име. влизат в сила в деня на подписването от приемащата страна (последната страна). действат от датата, съгласувана между страните или, при липсата на съгласуване, на датата на влизане в сила на изменението. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

20 3.Ред и условия Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

21 ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ = „действителни разходи“, реално извършени от бенефициера
Преки разходи за персонал Преки разходи за подизпълнители Други преки разходи Пътуване и дневни Износване на оборудване Разходи за стоки и услуги (договори за изпълнение) Непреки разходи — разходи, които не са пряко свързани с изпълнението на проекта и следователно не могат да бъдат отчитани директно по него; Непреките разходи са допустими, ако се отчитат на база фиксирана ставка от 4% от допустимите разходи за персонал. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

22 Допустими разходи — общи условия
Действително извършени от бенефициерите, като се използват приложимите счетоводни принципи; Извършени в периода на изпълнение на проекта (с изключение на разходите, свързани с подаването на заключителния доклад); Трябва да са посочени в предварителния бюджет по приложение ІІ; Необходими и свързани с проекта; Определими и даващи възможност за проверка, конкретно да са записани в счетоводните архиви на бенефициера съгласно международните счетоводни стандарти и националното законодателство; Разумни и основани, “рационално стопанисване” Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

23 Недопустими разходи разходи, свързани с възвръщане на капитал
дългове и такси по обслужването им обезпечаване на загуби или потенциални бъдещи пасиви дължими лихви, съмнителни вземания загуби вследствие разлики в обменните курсове банкови такси (разходи за трансфери към партньори или от агенцията) разходи, декларирани от бенефициера и покрити от друг проект, финансиран с безвъзмездни средства от ЕС апортни вноски ДДС, подлежащо на приспадане прекомерни или необмислени разходи разходи за персонал от национална (или местна) администрация за дейности, които са част от обичайните административни такива разходи (особено пътни и дневни) за служители / представители на ЕС Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

24 Споразумението — Задължения на бенефициерите
Да информират - Бенефициерите трябва да предоставят по време на изпълнението на проекта или след това информация, необходима за проверка на допустимостта на разходите, правилното изпълнение на проекта и спазване на другите задължения по Споразумението Да актуализират информацията – Регистър на бенефициерите — и да информират относно събития и обстоятелства, което е вероятно да се отразят на Споразумението (дори след края на проекта, съгласно член 17) Да водят отчет и да съхраняват други разходооправдателни документи до 5 години след изплащането на остатъка — налични за проверки/ревизии/одити/разследвания Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

25 Споразумението — разходооправдателни документи и архиви
Цифровите и цифровизираните документи се считат за оригинални, ако са одобрени от приложимото национално законодателство. Агенцията приема документи, които не са в оригинал, ако счете, че отговарят на съответното ниво на сигурност. За действителни разходи: подходящи регистри и други разходооправдателни документи за доказване на декларираните разходи като например договори, договори с подизпълнители, фактури и счетоводни записи. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

26 Споразумението — Задължения на бенефициерите
Координаторът трябва да предаде: „продуктите“, определени в техническото приложение, съгласно сроковете и условията, изложени в него. (чрез електронната система) Техническите и финансовите отчети, включително исканията за плащане Докладите трябва да се изготвят като се използват формулярите и образците, предоставени от Агенцията в системата за електронен обмен Трябва да се подават в рамките на 60 дни след края на всеки отчетен период. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

27 Споразумението — ред и условия за плащане
Плащанията ще се извършват на координатора в евро — той трябва да разпределя плащанията между бенефициерите без необосновано закъснение. При подписването на договора → за предварително финансиране; Одобрение на междинен доклад → междинно плащане; Одобрение на окончателен доклад → изплащане на остатъка. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

28 Споразумението — междинен финансов отчет
Индивидуалните финансови отчети на всеки бенефициер за съответния отчетен период. за всяко бюджетно перо трябва да са описани подробно допустимите разходи (действителни и фиксирана ставка) Бенефициерите трябва да декларират всички допустими разходи, дори ако (за действителните или фиксираните разходи) те превишават сумите, посочени в предварителния бюджет Суми, които не са декларирани в индивидуалните финансови отчети няма да бъдат отчитани от Агенцията при изчисляване на плащанията. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

29 Споразумението — междинен доклад
Ако за отчетния период не е подаден индивидуален финансов отчет, той може да се включи в междинния финансов такъв за следващия отчетен период. Индивидуалните финансови отчети от последния отчетен период трябва да описват също така получените суми по проекта. „междинните обобщени финансови отчети“ се създават автоматично от системата, като се събират заедно индивидуалните финансови отчети за съответния отчетен период и включващи — с изключение на последния отчетен период — искането за междинно плащане. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

30 Искане за изплащане на остатъка / заключителен финансов отчет:
заключителен обобщен финансов отчет, създаден автоматично от системата, като се съберат заедно финансовите отчети от всички отчетни периоди и се включи искането за плащане на остатъка и удостоверения за финансовите отчети (изготвени съгласно Приложение 5) за всеки бенефициер, ако натрупаната сума на плащанията съм бенефициера съгласно исканията за възстановяване на действителни разходи е евро или повече и максималното съфинансиране от ЕС за този бенефициер в предварителния бюджет за възстановяване на действителни разходи е евро или повече Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

31 Плащания — възстановяване на действителни разходи
Предварително финансиране - фиксирана сума (до 20% от максимално отпусканите безвъзмездни средства) Може да се изиска предоставянето на гаранция за предварителното финансиране От банка или одобрена финансова институция или трета страна Предварителното финансиране се разпределя между бенефициерите само ако: 90% от тях са подписали Споразумението и само на тези, които са го подписали Междинно плащане Междинните плащания възстановяват допустимите разходи, извършени при изпълнение на проекта през съответните отчетни периоди. Плащанията зависят от одобрението на междинния доклад Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

32 Плащания — възстановяване на действителни разходи
Плащане на остатъка възстановява оставащата част от допустимите разходи, извършени за изпълнение на дейностите по проекта Плащането зависи от одобрението на заключителния доклад В случай, че общата сума от по-ранните плащания е по-висока от крайната сума по споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, плащането на остатъка се превръща във възстановяване. Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

33 Отчети и плащания Разходите трябва да се декларират в евро (EUR)
Обменен курс за бенефициери, които се отчитат във валута, различна от еврото - средно по дневните обменни курсове, изчислени по време на съответния отчетен период. Език на отчетите — английски Срок на плащане – 60 дни (30 дни за предварителното финансиране) Прекратяване на плащанията Отчетите не са съобразени с изискванията на споразумението Липсващи или непълни (отчети / документи) Необходими са допълнителни проверки/одити/ревизии Процедура – официално известяване за прекратяване на плащанията и причините за това, както и срок за изпращане на отговори (30 дни) Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

34 Солидарна отговорност — за техническото изпълнение на проекта
В случай, че бенефициерът не изпълни своята част от дейностите по проекта, останалите бенефициери отговарят за изпълнението им (без да имат право на допълнително финансиране от ЕС за това); Солидарна отговорност — за финансовата отговорност (член 28 от Споразумението – ограничена/безусловна/индивидуално) Координаторът носи отговорност за неплатените суми от консорциума (дори ако не е краен получател). Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

35 ПРОВЕРКИ, РЕВИЗИИ, ОДИТИ
Проверки— във всеки момент и без ограничения във времето — всеки аспект във връзка с безвъзмездните средства, включително оценка, продукти и отчети.. Ревизии— във всеки момент и до 5 години след изплащането на остатъка Ревизиите обикновено се отнасят главно до техническото изпълнение на проекта (т.е. научно-техническото му изпълнение), но може също така да засегнат финансовите и бюджетните аспекти или съответствие с други задължения по Споразумението. Одити— във всеки момент и до 5 години след изплащането на остатъка Агенцията се подпомага от външни експерти или одитори Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните

36 Благодаря за вниманието!
Въпроси? Изпълнителна агенция за потребителите, здравеопазването, селското стопанство и храните